Sobre o Projeto de Pesquisa

a. Contextualização

Este Projeto de Pesquisa é resultado da parceria entre a Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) e a Universidade de Brasília (UnB). A iniciativa tem como objetivo modernizar a gestão de documentos e arquivos da CAPES, por meio do desenvolvimento de soluções técnicas, metodológicas e tecnológicas. O projeto busca enfrentar desafios estruturais relacionados à organização, preservação, acesso e destinação de grandes volumes documentais acumulados ao longo dos anos, promovendo maior eficiência, segurança da informação e conformidade com as normas arquivísticas vigentes.

b. Justificativa e Problema Central

O projeto responde à necessidade urgente de enfrentamento de problemas estruturais relacionados à massa documental acumulada na Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), estimada em aproximadamente 40.000 caixas-arquivo. Parte significativa desse acervo encontra-se sem tratamento técnico, com ausência de instrumentos de gestão, em condições físicas inadequadas, sob risco de perda de informação e com acesso limitado pelas áreas finalísticas. Essa realidade compromete a eficiência administrativa, a transparência, a tomada de decisão baseada em evidências e o cumprimento das normas legais e arquivísticas vigentes.

A Constituição Federal de 1988, em seu art. 216, §2º, estabelece que “cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. Esse dispositivo impõe ao Estado a obrigação de organizar e preservar os documentos públicos, garantindo o direito de acesso à informação.

Complementando esse preceito constitucional, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que institui a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, define os documentos de arquivo como bens de interesse público e social e impõe ao poder público o dever de sua adequada gestão. Em especial, o art. 25 da Lei determina que fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social.

Nesse contexto, a ausência de controle, organização e tratamento técnico dos documentos físicos constitui não apenas uma fragilidade gerencial, mas uma ameaça concreta ao patrimônio documental do Estado, cuja preservação é garantida por norma constitucional e por legislação específica. O Projeto de Pesquisa atua, portanto, como resposta técnica e estratégica a essa demanda, promovendo a proteção da memória institucional, a racionalização da gestão documental e a conformidade legal do acervo sob responsabilidade da CAPES.

Meta 1 - Gerenciamento do Projeto

Gerenciamento do projeto considerando escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e integração das atividades, além da formalização do contrato entre a UnB e a Fundação de Apoio responsável pela execução operacional do projeto.

Meta 2 - Diagnóstico da Situação Arquivística

Desenvolvimento de um modelo para coleta, análise, processamento e disponibilização de dados sobre a realidade arquivística da CAPES, contemplando a identificação de pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças associadas à gestão de documentos da instituição.

Construção de metodologia para elaboração dos instrumentos arquivísticos da área finalística da CAPES, incluindo o Código de Classificação, Tabela de Temporalidade, Índice, Glossário e Taxonomia.

Meta 3 - Elaboração de Instrumentos de Gestão Documental

Meta 4 - Tratamento Técnico do Acervo

Meta 5 - Plataforma para Indexação e Recuperação Documental

Meta 6 - Modelo de Digitalização de Documentos

Desenvolvimento de modelo para tratamento técnico de amostra/piloto composta por aproximadamente 5.600 metros lineares (cerca de 40.000 caixas-arquivo) do acervo da CAPES, com aplicação prática e transferência de conhecimento à equipe institucional.

Prototipação de uma plataforma local voltada à indexação e à recuperação de documentos da CAPES, com desenvolvimento de banco de dados e transferência de conhecimento técnico.

Desenvolvimento de modelo de digitalização com base em uma amostra/piloto composta por cerca de 14.000 processos, garantindo acessibilidade, preservação e integração dos documentos ao SEI e ao IndexaDocs.

Criação de modelo para formulação e atualização de indicadores específicos de arquivo, voltados ao monitoramento da eficiência, eficácia e evolução da gestão de documentos da CAPES.

Elaboração da Política de Preservação Digital e do respectivo Plano, estabelecendo diretrizes, responsabilidades e estratégias para garantir a autenticidade, integridade, acessibilidade e sustentabilidade dos documentos digitais da CAPES.

Prototipação de base de dados para estruturar e organizar os instrumentos, levantamentos e metodologias do projeto, permitindo a atualização dos resultados pela própria CAPES.

Meta 7 – Indicadores Arquivísticos

Meta 8 – Base de Dados para Governança Arquivística

Meta 9 – Política e Plano de Preservação Digital

Meta 10 – Aprimoramento da Plataforma AtoM

Customização e aprimoramento da plataforma AtoM utilizada pela CAPES, conforme normas arquivísticas nacionais e internacionais, com foco na descrição e no acesso aos documentos institucionais.

Meta 11 – Atualização de
Instrumentos no SEI

Suporte técnico para atualização dos instrumentos de gestão documental no SEI, com padronização dos tipos de processo, definição de níveis de acesso (LAI), conformidade com a LGPD e prazos de guarda.

Meta 12 – Oficinas de Capacitação

Realização de oficinas de capacitação para servidores da CAPES sobre o uso do SEI, aplicação do Código de Classificação, tipos de processo e boas práticas de indexação documental.

Meta 13 – Digitalização de Microfilmes

Implantação de processo piloto para digitalização de cerca de 2.800 rolos de microfilmes, com uso de tecnologia especializada e posterior disponibilização digital do conteúdo preservado.

O Projeto contempla as seguintes frentes de atuação:

c. Abrangência e Escopo Temático

d. Metodologia e Abordagem Técnica

A abordagem adotada combina técnicas da Arquivologia com metodologias de pesquisa aplicada, análise funcional das atividades institucionais, análise tipológica documental, análise de riscos e modelagem de instrumentos. O trabalho é desenvolvido em ciclos: levantamento de dados, testes metodológicos, validação institucional e entrega final dos produtos técnicos.