Objetivo da Meta

📌Executar e validar, em ambiente real, a aplicação prática dos instrumentos de gestão de documentos da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), por meio da implementação de uma linha de produção para o processamento técnico de 40.000 caixas-arquivo (cerca de 5.600 metros lineares de documentos). A meta visa testar e consolidar os instrumentos desenvolvidos e atualizados, garantindo sua aplicabilidade, coerência e aderência à realidade documental do órgão.

🎯 Objetivos Específicos

• Testar e aplicar os instrumentos arquivísticos atualizados, como o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade;

• Avaliar a adequação e a eficiência desses instrumentos diante de casos reais e massas documentais representativas;

• Consolidar uma linha de produção funcional com metodologia replicável;

• Gerar insumos para ajustes e melhorias finais nos instrumentos de gestão;

• Integrar os aprendizados práticos à governança da informação da CAPES.

Equipe técnica da CAPES, professores e arquivistas UnB.

Equipe técnica da CAPES, professores e arquivistas UnB.

Uma reunião por semana de duas horas ou conforme demanda dos trabalhos.

Uma reunião por semana de duas horas ou conforme demanda dos trabalhos.

Classificação

A atividade de classificação documental consiste em analisar e interpretar os documentos, identificando o código de classificação que melhor os representa. Essa etapa permite organizar os conjuntos documentais de forma estruturada, garantindo maior eficiência no arranjo do acervo e agilidade na recuperação da informação.

No caso do acervo da CAPES, aplica-se a codificação referente tanto às atividades-meio quanto às atividades-fim.

A atividade tem como objetivo realizar o agrupamento da documentação utilizando a classificação realizada previamente e o ano. A documentação foi separada de acordo com a finalidade, ou seja, documentos de área meio ou área fim.

Após a primeira separação, agrupou-se a documentação de acordo com o código e ano, e é nesse momento que é separada a documentação permanente da que será eliminada.

Ordenação

Acondicionamento dos documentos em ambiente adequado, utilizando mobiliário e materiais apropriados, de forma a garantir sua preservação física e o acesso futuro.

Acondicionamento

Indexação dos documentos no sistema, assegurando a padronização das informações e facilitando a recuperação e o acesso

Indexação

Listagem de Eliminação: Elaboração da relação de documentos que já cumpriram os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e que terão como destinação final a eliminação.

Listagem de Recolhimento: Elaboração da relação de documentos que já cumpriram os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e que terão como destinação final a guarda permanente.

Listagens