Notícias do Projeto

Confira aqui as últimas notícias e atualizações do projeto, mantendo-se informado sobre seu desenvolvimento.

CAPES e UnB avançam na validação do Código de Classificação de Documentos

A equipe do Projeto CAPES/UnB deu mais um passo importante na construção dos instrumentos de gestão documental da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), com o início da validação da Minuta do Código de Classificação de Documentos (CCD) junto aos setores da instituição.

O CCD é um instrumento técnico e normativo que identifica e estrutura as funções, subfunções e atividades desempenhadas pela CAPES, associando a cada uma delas os tipos documentais correspondentes. Sua implementação permitirá a organização integral do acervo institucional, desde os documentos históricos até os produzidos digitalmente, assegurando padronização, rastreabilidade e governança arquivística.

A proposta está sendo desenvolvida pela Universidade de Brasília (UnB) e pela Coordenação de Arquivo da CAPES, com o apoio técnico do Arquivo Nacional — órgão responsável por orientar e homologar os instrumentos de gestão documental no âmbito da Administração Pública Federal. O trabalho segue as diretrizes do próprio Arquivo Nacional, do e-ARQ Brasil, e está alinhado às normas internacionais de gestão documental, como a ISO 15489-1:2016, ISO 21946:2020 e ISO 26122:2008.

Nesta primeira etapa de validação, participaram as Coordenações-Gerais da Diretoria de Avaliação (DAV) e a Coordenação-Geral do Portal de Periódicos e Informação Científica (CGPIC), responsáveis por analisar as propostas das classes correspondentes às suas áreas finalísticas — a Classe 200 – Avaliação da Pós-Graduação e a Classe 600 – Disseminação, Acesso e Valorização da Informação Científica e Tecnológica.

Durante as reuniões técnicas, as equipes contribuíram com ajustes, detalhamentos e validações das atividades e tipos documentais, assegurando que o instrumento refletisse com precisão as práticas e processos institucionais. As contribuições foram incorporadas à minuta, que seguirá em processo contínuo de refinamento técnico.

Após a conclusão das validações internas, o Código de Classificação de Documentos será submetido à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da CAPES, instância responsável pela análise e aprovação institucional. Em seguida, o instrumento será encaminhado ao Arquivo Nacional, que realiza a análise técnica e a homologação dos instrumentos de gestão documental no âmbito da Administração Pública Federal.

A pesquisa está sendo conduzida sob a coordenação do Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa, referência nacional e internacional em classificação arquivística. Segundo Rejane Soares Canuto, pesquisadora da Universidade de Brasília (UnB) e uma das responsáveis técnicas pela Meta 3 do Projeto CAPES/UnB, “a participação das áreas é decisiva para garantir que o Código de Classificação espelhe com fidelidade o funcionamento da CAPES e viabilize a organização completa do acervo, desde sua criação até a produção digital contemporânea”.

Com essa etapa, o Projeto CAPES/UnB reafirma o compromisso institucional com a modernização da gestão documental, a transparência administrativa e a preservação da memória da pós-graduação brasileira.

                                                                                              Brasília, 09/10/2025 

Clique no link para acessar a gravação:

Aguardando gravação da reunião.

Aguardando gravação da reunião.

Diretora de Gestão da CAPES visita Arquivo Central para acompanhar avanços do tratamento documental

Brasília, 28 de setembro de 2025 — A Diretora de Gestão da CAPES, Luciana Mendonça Gottschall, realizou nesta data uma visita técnica ao Arquivo Central da CAPES para acompanhar os andamentos do tratamento documental, atividade que integra a Meta 4 do Projeto CAPES/UnB.

O encontro teve como objetivo avaliar os resultados parciais obtidos até o momento, discutir os desafios técnicos e alinhar as próximas etapas do trabalho. Estiveram presentes os Professores Renato e Rogério, Coordenadores do Projeto pela Universidade de Brasília (UnB), que apresentaram o progresso das ações e os impactos esperados para a modernização da gestão de documentos da CAPES.

A Meta 4 do Projeto trata do tratamento técnico do acervo documental com vistas à padronização, organização e maior eficiência na recuperação da informação, contribuindo diretamente para a governança dos documentos da instituição.

Imagens: Guilherme Pera — CGCOM/CAPES

CAPES e UnB iniciam tratamento arquivístico de acervo documental

No dia 15 de julho de 2025, teve início uma importante etapa de organização e preservação documental na Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES). A abertura oficial das atividades de Tratamento Arquivístico do Acervo da Instituição (Meta 4) contou com a presença do chefe da Divisão de Arquivo da CAPES Marcella Mendes Gonçalves Braga e do professor doutor Rogério Henrique de Araújo Júnior, gestor do projeto e vice-diretor da Faculdade de Ciência da Informação da Universidade de Brasília (FCI/UnB).

O encontro reuniu servidores da CAPES, especialmente das áreas de Arquivo e da Coordenação-Geral de Prestação de Contas, além de estudantes bolsistas do curso de Arquivologia da UnB. A iniciativa marca o início de uma parceria entre a CAPES e a universidade para a execução de um amplo trabalho de classificação, ordenação e indexação de aproximadamente 40 mil caixas-arquivo, contendo documentos das áreas meio e fim da instituição, conforme previsto no Termo de Execução Descentralizada (TED) nº 15552 de 2025.

Durante a abertura, foram apresentados aos servidores da CAPES e aos alunos e demais integrantes da equipe da UnB o histórico da CAPES e a trajetória do seu Arquivo institucional. Também foram repassadas orientações e recomendações gerais para a condução das atividades, que serão realizadas de forma colaborativa entre as equipes da CAPES e da UnB.

O projeto representa um avanço significativo na gestão documental da CAPES, promovendo não apenas a preservação da memória institucional, mas também a qualificação do acesso à informação e o fortalecimento das práticas arquivísticas no âmbito da administração pública federal.

Projeto CAPES/UnB aplica ferramenta de avaliação da maturidade arquivística: fundação atinge Nível 2 – “Em Desenvolvimento”

No âmbito da Meta 2 do Projeto CAPES/UnB – Diagnóstico da Situação Arquivística, foi aplicada, entre os dias 11 e 13 de junho de 2025, a ferramenta de avaliação da maturidade em gestão de documentos e arquivos, desenvolvida com base em modelos internacionais e adaptada à realidade da administração pública brasileira. A aplicação da ferramenta resultou em uma nota de 20,63 pontos, o que posiciona a Fundação no Nível 2 – Em Desenvolvimento, em uma escala que vai de 1 (Inicial) a 5 (Otimizado).

O resultado indica que a CAPES reconhece a importância da gestão de documentos e já adota práticas com algum grau de institucionalização, mas ainda apresenta ineficiências operacionais, vulnerabilidades legais e ausência de diretrizes consolidadas. De modo geral, as práticas observadas são parcialmente definidas, redundantes ou não suficientemente eficazes, o que compromete a governança documental e a conformidade com marcos legais.

A aplicação da ferramenta contou com a participação dos servidores Rubens Vieira Guimarães, Coordenador de Gestão de Documentos, e Marcella Mendes Gonçalves Braga, Chefe da Divisão de Arquivo, que contribuíram com informações técnicas e institucionais fundamentais para a avaliação.

Pela Universidade de Brasília (UnB), participaram da atividade o Prof. Dr. Rogério Henrique de Araújo Júnior, coordenador da etapa, e os pesquisadores Carlos Leite e Rejane Canuto, integrantes do projeto de pesquisa responsável pela execução do diagnóstico.

Com base nesse diagnóstico inicial, o próximo passo do projeto será a realização do diagnóstico situacional nos setores da CAPES, com vistas a mapear a realidade da produção, organização, preservação e recuperação de documentos físicos e digitais, incluindo registros em papel, sistemas, repositórios e fluxos no SEI.

Essa etapa integra uma estratégia mais ampla de fortalecimento institucional da Fundação, voltada à valorização dos documentos como ativos essenciais à memória organizacional, à continuidade administrativa e à efetividade das políticas públicas de educação superior.