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Projeto CAPES/UnB aplica ferramenta de avaliação da maturidade arquivística: fundação atinge Nível 2 – “Em Desenvolvimento”

No âmbito da Meta 2 do Projeto CAPES/UnB – Diagnóstico da Situação Arquivística, foi aplicada, entre os dias 11 e 13 de junho de 2025, a ferramenta de avaliação da maturidade em gestão de documentos e arquivos, desenvolvida com base em modelos internacionais e adaptada à realidade da administração pública brasileira. A aplicação da ferramenta resultou em uma nota de 20,63 pontos, o que posiciona a Fundação no Nível 2 – Em Desenvolvimento, em uma escala que vai de 1 (Inicial) a 5 (Otimizado).

O resultado indica que a CAPES reconhece a importância da gestão de documentos e já adota práticas com algum grau de institucionalização, mas ainda apresenta ineficiências operacionais, vulnerabilidades legais e ausência de diretrizes consolidadas. De modo geral, as práticas observadas são parcialmente definidas, redundantes ou não suficientemente eficazes, o que compromete a governança documental e a conformidade com marcos legais.

A aplicação da ferramenta contou com a participação dos servidores Rubens Vieira Guimarães, Coordenador de Gestão de Documentos, e Marcella Mendes Gonçalves Braga, Chefe da Divisão de Arquivo, que contribuíram com informações técnicas e institucionais fundamentais para a avaliação.

Pela Universidade de Brasília (UnB), participaram da atividade o Prof. Dr. Rogério Henrique de Araújo Júnior, coordenador da etapa, e os pesquisadores Carlos Leite e Rejane Canuto, integrantes do projeto de pesquisa responsável pela execução do diagnóstico.

Com base nesse diagnóstico inicial, o próximo passo do projeto será a realização do diagnóstico situacional nos setores da CAPES, com vistas a mapear a realidade da produção, organização, preservação e recuperação de documentos físicos e digitais, incluindo registros em papel, sistemas, repositórios e fluxos no SEI.

Essa etapa integra uma estratégia mais ampla de fortalecimento institucional da Fundação, voltada à valorização dos documentos como ativos essenciais à memória organizacional, à continuidade administrativa e à efetividade das políticas públicas de educação superior.