Objetivo da Meta

📌A Meta 3 tem como foco a criação dos principais instrumentos que organizam, classificam e orientam o ciclo de vida dos documentos produzidos no âmbito das atividades finalísticas da CAPES. Esses instrumentos são fundamentais para que a instituição saiba o que deve ser produzido, por quanto tempo deve ser mantido, quem pode acessá-lo e qual deve ser sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

🎯 Objetivos Específicos

1. Mapear as funções e atividades finalísticas da CAPES, a partir de normativos, regimentos, organogramas e práticas documentais, com foco na organização e compreensão dos fluxos de produção documental;

2. Construir o Código de Classificação de Documentos da área-fim, estruturando os documentos com base nas atividades que lhes deram origem, de forma hierárquica e funcional, para facilitar sua organização, recuperação e uso institucional;

3. Elaborar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da área-fim, definindo prazos de guarda, destinações finais (eliminação ou guarda permanente), e níveis de acesso aos documentos conforme critérios legais, administrativos e informacionais;

4. Desenvolver instrumentos complementares, como o Glossário Técnico e a Taxonomia (vocabulário controlado), para apoiar a padronização terminológica e a indexação dos documentos nos sistemas eletrônicos;

5. Promover a padronização da linguagem e das classificações documentais utilizadas nas atividades finalísticas da CAPES, garantindo coerência, clareza e interoperabilidade entre os diversos sistemas institucionais (SEI, AtoM, IndexaDocs);

6. Oferecer subsídios técnicos para racionalização dos acervos e melhoria da gestão documental, com base em critérios arquivísticos e diagnósticos prévios, permitindo à CAPES tomar decisões mais estratégicas sobre eliminação, guarda e digitalização;

7. Preparar os instrumentos elaborados para futura submissão ao Arquivo Nacional, conforme exigências legais e normativas (como a Resolução CONARQ nº 40/2014 e nº 44/2015), possibilitando sua aprovação oficial e institucionalização.

• Entre os instrumentos que serão elaborados estão:

  • Código de Classificação de Documentos – estrutura que organiza os documentos com base nas funções e atividades desempenhadas pela CAPES;

  • Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – define os prazos legais e administrativos para guarda, eliminação ou preservação;

  • Glossário e Taxonomia – auxiliam na padronização de termos e descritores, facilitando a busca e a indexação de informações;

📊 Produtos esperados

Fluxo da Meta

Levantamento das Funções, Atividades e Tipos de Documentos

Definição do Escopo

Elaboração das Minutas de Instrumentos

Teste dos Modelos

Validação dos Modelos com os Setores

Aprovação dos Modelos com a CPAD

Consolidação dos Instrumentos

Suporte nas Tratativas com o Arquivo Nacional

Equipe Responsável (UnB)

Professor Orientador: Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Pesquisadores Responsáveis: Carlos Henrique de Oliveira Leite e Rejane Soares Canuto

Apoio Técnico: A definir

Cronograma de Execução dos Instrumentos

Duração total: 12 meses

Acompanhamento da Evolução dos Instrumentos