Objetivo da Meta

📌Realizar o diagnóstico arquivístico da Fundação Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), com base em uma abordagem metodológica estruturada, que incorpora ferramentas de avaliação de maturidade, análise estratégica e integração ao modelo de governança de dados arquivísticos.

Essa etapa visa oferecer uma compreensão abrangente da realidade documental da CAPES, identificando fragilidades, potencialidades e riscos, e subsidiando decisões estratégicas, a formulação de políticas arquivísticas e o planejamento institucional voltado à modernização da gestão de documentos.

🎯 Objetivos Específicos

1. Realizar a coleta e análise sistemática de dados sobre a realidade arquivística da CAPES, utilizando metodologia atualizada que incorpora critérios de avaliação de maturidade, parâmetros técnicos e dimensões estratégicas da gestão documental;

2. Aplicar a ferramenta de avaliação da maturidade em gestão de documentos desenvolvida no âmbito do projeto, com base em critérios, dimensões e indicadores que permitam medir o grau de desenvolvimento, eficiência e aderência às boas práticas arquivísticas;

3. Mapear os fatores estruturais, tecnológicos, normativos e operacionais que influenciam a gestão documental da CAPES, incluindo aspectos institucionais, organizacionais e regulatórios que condicionam a produção, organização, preservação e acesso aos documentos;

4. Atualizar e consolidar os dados sobre os acervos físicos e digitais da CAPES, considerando volumetria, estado de conservação, acessibilidade, infraestrutura de guarda, riscos associados e serviços arquivísticos atualmente prestados;

5. Gerar indicadores de desempenho e maturidade arquivística, que permitam monitorar avanços, identificar pontos críticos e apoiar decisões estratégicas voltadas à melhoria contínua da gestão de documentos na instituição;

6. Aplicar ferramentas de análise estratégica, como a matriz SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) e a matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), para qualificar e hierarquizar os principais problemas, riscos e oportunidades relacionados à gestão documental;

7. Produzir recomendações e insumos técnicos qualificados que subsidiem a formulação ou atualização do planejamento estratégico da gestão documental da CAPES, em consonância com os objetivos institucionais e com as metas do projeto, em especial as relacionadas à elaboração de instrumentos arquivísticos e à construção de indicadores.

• Diagnóstico da situação arquivística atualizado (BI);

• Indicadores e painéis interativos integrados ao sistema de governança de dados;

• Subsídios para o planejamento estratégico do Setor de Arquivo.

📊 Produtos esperados

Fluxo da Meta

Mensuração do iMGD

Definição do Escopo

Construção do Modelo

Coleta de Dados

Processamento de Dados e Análise Comparativa

Elaboração do BI

Apresentação e Divulgação de Resultados

Equipe Responsável (UnB)

Professor Orientador: Dr. Rogério Henrique de Araújo Júnior

Pesquisadores Responsáveis: Carlos Henrique de Oliveira Leite e Rejane Soares Canuto

Apoio Técnico: A definir

Cronograma de Execução do Diagnóstico

Duração total: 5 meses

Acompanhamento da Evolução do Diagnóstico