Sobre o Projeto

A CAPES, em parceria com a Universidade de Brasília (UnB), está desenvolvendo um projeto de pesquisa voltado à modernização da sua gestão de documentos. A iniciativa busca aprimorar os processos de classificação, preservação, acesso e governança de documentos, por meio da criação de modelos, instrumentos e soluções digitais alinhadas às melhores práticas legais e técnicas. O projeto fortalece a política de gestão da informação da CAPES e contribui para a transparência, a eficiência administrativa e a preservação do acervo institucional.

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+40.000

Caixas-Arquivo em Tratamento Técnico

Pesquisadores
Envolvidos

Metodologia e Metas do Projeto

Conheça em detalhe as ações e metas em desenvolvimento e a serem implementadas no âmbito do Termo de Execução Descentralizada - TED n° 15552 de 2025, celebrado entre a Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior - CAPES e a Universidade de Brasília - UnB.

Meta 1 - Gerenciamento do Projeto

Gerenciamento do projeto considerando escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e integração das atividades, além da formalização do contrato entre a UnB e a Fundação de Apoio responsável pela execução operacional do projeto.

Meta 2 - Diagnóstico da Situação Arquivística

Desenvolvimento de um modelo para coleta, análise, processamento e disponibilização de dados sobre a realidade arquivística da CAPES, contemplando a identificação de pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças associadas à gestão de documentos da instituição.

Construção de metodologia para elaboração dos instrumentos arquivísticos da área finalística da CAPES, incluindo o Código de Classificação, Tabela de Temporalidade, Índice, Glossário e Taxonomia.

Meta 3 - Elaboração de Instrumentos de Gestão Documental

Meta 4 - Tratamento Técnico do Acervo

Meta 5 - Plataforma para Indexação e Recuperação Documental

Meta 6 - Modelo de Digitalização de Documentos

Desenvolvimento de modelo para tratamento técnico de amostra/piloto composta por aproximadamente 5.600 metros lineares (cerca de 40.000 caixas-arquivo) do acervo da CAPES, com aplicação prática e transferência de conhecimento à equipe institucional.

Prototipação de uma plataforma local voltada à indexação e à recuperação de documentos da CAPES, com desenvolvimento de banco de dados e transferência de conhecimento técnico.

Desenvolvimento de modelo de digitalização com base em uma amostra/piloto composta por cerca de 14.000 processos, garantindo acessibilidade, preservação e integração dos documentos ao SEI e ao IndexaDocs.

Criação de modelo para formulação e atualização de indicadores específicos de arquivo, voltados ao monitoramento da eficiência, eficácia e evolução da gestão de documentos da CAPES.

Elaboração da Política de Preservação Digital e do respectivo Plano, estabelecendo diretrizes, responsabilidades e estratégias para garantir a autenticidade, integridade, acessibilidade e sustentabilidade dos documentos digitais da CAPES.

Prototipação de base de dados para estruturar e organizar os instrumentos, levantamentos e metodologias do projeto, permitindo a atualização dos resultados pela própria CAPES.

Meta 7 – Indicadores Arquivísticos

Meta 8 – Base de Dados para Governança Arquivística

Meta 9 – Política e Plano de Preservação Digital

Meta 10 – Aprimoramento da Plataforma AtoM

Customização e aprimoramento da plataforma AtoM utilizada pela CAPES, conforme normas arquivísticas nacionais e internacionais, com foco na descrição e no acesso aos documentos institucionais.

Meta 11 – Atualização de
Instrumentos no SEI

Suporte técnico para atualização dos instrumentos de gestão documental no SEI, com padronização dos tipos de processo, definição de níveis de acesso (LAI), conformidade com a LGPD e prazos de guarda.

Meta 12 – Oficinas de Capacitação

Realização de oficinas de capacitação para servidores da CAPES sobre o uso do SEI, aplicação do Código de Classificação, tipos de processo e boas práticas de indexação documental.

Meta 13 – Digitalização de Microfilmes

Implantação de processo piloto para digitalização de cerca de 2.800 rolos de microfilmes, com uso de tecnologia especializada e posterior disponibilização digital do conteúdo preservado.

Cronograma de Execução

Evolução do Projeto

Monitore o progresso e as atividades do projeto aqui.